Hopp til innholdet

Rapportering til Navi Sentralbase

1. Generelt

Alle folkehøgskoler er pålagt å rapportere data til Navi Sentralbase i visse tidsrom. Dette gjelder:
  • 01.01 - 01.02: Kortkurs forrige kalenderår
  • 01.03 - 01.12: Søknader kommende skoleår (vår) og søknader inneværende skoleår (høst)
  • 01.04 - 02.05: Langkurs inneværende skoleår
  • 01.10 - 01.11: Langkurs inneværende skoleår

2. Innhold

I eksport til Navi Sentralbase ligger følgende data:
  • Generelle data om skolen
  • Søkere på hovedkurs
  • Hovedkurs og elever på hovedkurs
  • Fag og elever på fag
  • Kortkurs og elever på kortkurs
Eksporten tar alltid med "fullt datasett" for to skoleår i gangen, uavhengig av hvilken innsamling man skal rapportere til. Derfor vil man i feilkontrollen få opp eventuelle feil som kan gjelde helt andre ting. For eksempel når man rapporterer kortkurs i januar så kan man altså få opp feil som gjelder søknader til høsten. Det er Sentralbasen som sørger for å håndtere de data som mottas, og plassere data på aktuelle innsamlinger.

3. Eksport fra Navi

  1. Gå til modulen Eksport
  2. Klikk på valget "Navi Sentralbase"
  3. Klikk "Kjør kontroller". Dersom det foreligger feil/mangler i datagrunnlaget så må dette rettes før du går videre. Se også underpunktene "Datakontroller" og "Spesielle feil" nedenfor
  4. Klikk "Eksporter data"
Da blir det lastet ned en fil med navn "NaviSB-XXXX.navisb" der XXXX er skolens id i Navi Sentralbase. Filen finner du under mappen Nedlastinger på din PC.

Skoleår
Navi eksporterer til enhver tid relevante skoleår ut i fra tidspunkt for rapportering. Dersom du av ulike årsaker skal eksportere tidligere skoleår (i samråd med Udir og WIS) så kan man sette kryss i feltet "Change schoolyear". Dette er kun i helt spesielle tilfeller, og ellers skal dette feltet stå blankt.

Datakontroller
Datakontrollene sørger for å varsle om konkrete mangler i datagrunnlaget, og du får opp liste over aktuelle mangler nedenfor. Du kan klikke på aktuell feil så får du opp skjermbilde til høyre der du kan fylle ut det som mangler.

Spesielle feil
  • Elev mangler søknad
    Alle elever må legges inn via søknad, og settes med status Opptatt. Dette gjelder også 2.årselever, stipendiater, elever som starter sent og elever på halvårskurs. Om en elev er lagt inn direkte under Hovedkurselev så får du feilmelding. Dette må løses på følgende måte:
    - Ta opp eleven under Hovedkurselev i redigeringsmodus
    - Klikk på mer-knappen (...) og velg Opprett søknad
    - Lagre

  • Ugyldig start/sluttdato
    Systemet kontrollerer eventuelle datoer for avvikende start og avbrutt dato opp mot hovedkursets start/sluttdato, og dersom elevens start/sluttdato ikke ligger innenfor kursets rammer så får du feil. Det kan like gjerne være kursets start/sluttdato som er feil.

4. Import i Navi Sentralbase

  1. Logg inn på Navi Sentralbase: www.wis.no/navisb
  2. Gå til Levere data
  3. Velg filen du har laget i Navi og klikk Overfør

5. Kontroll av importerte data i Navi Sentralbase

I Navi Sentralbase går du inn på menyvalget "Innsamlinger", der du kan klikke deg inn på aktuell innsamling og se resultatet. Merk at det tar ofte noen minutter fra du laster opp filen til filen er ferdig prosessert og data vises i de ulike visningene i Sentralbasen.

6. Spesielt for elevtelling 01.04 og 01.10

Det er ekstra viktig at elevtellingen for 01.04 og 01.10 stemmer, da dette danner grunnlag for tilskudd til skolene.

Forberedelser før rapportering
Sjekk på hovedkurset at det i feltet "Dager rapportert" står henholdsvis 190 eller 95 på helårskurs eller halvårskurs. Skolen opererer ofte med færre undervisningsdager i praksis, men skal likevel telles som 190. Dersom skolen av ulike årsaker har et forkortet årskurs så må det eventuelt framgå i dette feltet, og skolen vil da få avkortet årselevtall.
  • Sjekk at dobbelttellende elever er markert som dobbeltellende
  • Sjekk at deltidselever er markert som deltidselever
  • Alle avbrutte elever skal være markert for avbrutt med dato
  • Alle elever som har startet sent må ha dato i feltet "Avvikende startdato"
Øvrige data vil fanges opp av datakontrollen ved eksport.

Kontrollere elevtall i Sentralbasen
  1. Gå inn på Navi Sentralbase
  2. Gå inn i menyvalget Langkurs - Tilskudd
  3. Klikk på aktuell telledato
  4. Se grundig gjennom tallene.

7. Spesielt for rapportering av kortkurs

Rapporteringen av kortkurs er åpen kun i januar, og Navi eksporterer da kurs og elever for foregående kalenderår.

Forberedelser
  • Alle kurs og elever skal være registrert
  • Dersom fravær på kortkurs normalt ikke føres i Navi, må en huske å legge det inn på de som har mindre enn 75% deltakelse
  • Kurs som ikke har blitt gjennomført, eller arrangement som ikke er tilskuddsberettiget, skal være merket "Ikke tilskudd"
  • Feltet "Dager" regnes som antall kursdager, og "Antall timer" er kursets totale timetall. Merk at dager avkortes automatisk i Sentralbasen dersom det i snitt er mindre enn 4 timer per dag.
  • Merk også reglene for telling av 16-åringer. For kurs som slutter før 01.08. må eleven være fylt 16 år før kursets sluttdato. For kurs som slutter etter 01.08. holder det at eleven fyller 16 år i løpet av året. Dette håndteres automatisk i Sentralbasen.


Tilbakemelding og Knowledge Base