Hopp til innholdet

Dokumentasjon av aktivitet

← Rapportering

Folkehøgskolen skal dokumentere sin virksomhet, og her ser vi på hvilke rapporter som er aktuelle i forbindelse med revisjon og særattestasjon.

1. Generelt


Lenker til viktige dokumenter
- Forskrift til Folkehøyskoleloven
- Mal for særattestasjon for revisor
- Retningslinjer for tilskudd til folkehøyskoler

Tilfredsstillende system for registrering av kurs
Det spørres om skolen har tilfredsstillende system for registrering av kurs. WisWeb Navi benyttes i dag av alle landets folkehøgskoler for registrering av kurs, søkere, deltakere og fravær og må regnes som et tilfredsstillende system for registrering av kurs.

2. Kortkurs


I §12 i forskrift til Folkehøyskoleloven står følgende:

Kortkurs skal dokumenteres. Dokumentasjonen skal inneholde frammøtelister som er underskrevet av kursleder eller lærer, og for hvert kurs skal det foreligge dokumentasjon på kunngjøring av kurset, kursplan, kursdatoer, kurstimer, kursdeltakeres frammøte og fravær, navn, fødselsdato, adresse og oversikt over skolens rapportering til departementet.

I mal for særattestasjon står følgende:
  1. Det er kontrollert om skolen har tilfredsstillende system for registrering av kurs, jf. forskriftens § 12.
  2. Det er ved stikkprøver i et omfang av minst 10 prosent av kortkursene (minimum 1 til maksimum 7 kortkurs) kontrollert om: - det eksisterer frammøtelister og - om frammøtelistene for hvert kortkurs viser kursdato, kurstimer, kursdeltakernes frammøte/fravær, navn, fødselsdato og adresse.
  3. Kontrollert 5 prosent av deltakere (minimum 3 til maksimum 25 deltakere) på kortkurs som inngår i rapporteringen av årselever til Navi, mot eksistens i reskontro eller kontantbetaling i kasse for betalt egenandel.
  4. Eventuelle supplerende kontrollhandlinger etter revisors bestemmelse (spesifikasjon skal gis)
For å innfri disse kravene, kan WisWeb bidra med følgende:
  1. Rapport "Gjennomførte kurs": Viser tilskuddsgrunnlag fra både kortkurs og hovedkurs
  2. Rapport "Kortkursoversikt": Liste over alle kortkurs i året
  3. Rapport "Kortkurs med elever": Du kan velge ett bestemt kurs eller alle i hele året
  4. Rapport "Fraværsoversikt, kortkurs": Viser timer fravær pr. dag pr. deltaker.
    Dersom detaljer om fraværet er ført utenfor systemet, må det framlegges frammøtelister.
    Minner om at denne rapporten også kan brukes til manuell fraværsføring.

3. Langkurs / hovedkurs


I §12 i forskrift til Folkehøyskoleloven står følgende:

På langkurs skal fravær registreres i dager og enkelttimer. For deltidselever registreres fravær kun i timer. Frammøte skal attesteres av ansvarlig undervisningspersonale (faglærer) og rektor.

I mal for særattestasjon står følgende:
  1. Det er kontrollert om skolen har tilfredsstillende system for registrering av kurs, jf. forskriftens § 12.
  2. Det er kontrollert om det finnes frammøtelister for alle langkurs.
  3. Eventuelle supplerende kontrollhandlinger etter revisors bestemmelse (spesifikasjon skal gis):   
For å innfri disse kravene, kan WisWeb bidra med følgende:
  1. Rapport "Gjennomførte kurs": Viser tilskuddsgrunnlag fra både kortkurs og hovedkurs
  2. Rapport "Hovedkurs med elever": Viser sentrale data om hver enkelt elev på hovedkurs
  3. Rapport "Fraværsoversikt": Viser sum fravær pr. elev
  4. Rapport "Fraværsoversikt per elev": Viser alle fraværsføringer for hver elev. Nyttig for stikkprøver.

Tilbakemelding og Knowledge Base

(Tenker…)