Generelt

Navi kan lage fil med rapportering av elever til Lånekassen. De elever som søker støtte for videre utdanning, bør ha sin faglige status oppdatert hos Lånekassen før 1. juli. Lånekassen oppgir 1.oktober som en siste frist for rapporteringen.

1. Legg inn siste filnummer

Første gang du skal lage fil til Lånekassen i WisWeb Navi, må du legge inn siste filnummer som er levert til Lånekassen. Slik gjør du det:

1. Logg inn på Lånekassens arbeidsflate
   
2. Klikk "Forside"
   
3. Klikk knappen "Hent innsendinger"
   
4. Klikk den øverste av linjene som kommer opp
   
5. Sjekk etter hvilket filnummer som er fullført
   

Legg inn dette filnummeret i WisWeb Navi:

1. Åpne modulen "Konfigurasjon" og velg "Nummerserier"
2. Legg inn siste filnummer på Lånekassen i kolonnen "Gjeldende" og klikk Lagre

2. Sørg for at data er riktige

Hvilke elever blir med på filen:

• Kun elever med gyldig norsk personnummer kan rapporteres.
• Lånekassen tar ikke i mot fil hvor det mangler personnummer på elever.
• Derfor vil du få feilmelding med en liste over elever med feil/mangel på personnr, og disse må rettes opp for å komme videre. Enten legg inn gyldig personnr eller angi at eleven ikke skal tas med i filen (Hovedkurselev - seksjon Rapportering)
• Elever som ikke er kunde hos Lånekassen trenger ikke å rapporteres, men det har ikke betydning om de blir med. 
  

Følgende data blir med på filen til Lånekassen:

1. Skolens org.nummer (ligger i modul "Skolen")
2. Fødselsnummer
   
3. Type kurs (helår / halvår høst / halvår vår)
   Normalt brukes kursets info, men det er mulig å endre dette på eleven (Hovedkurselev - seksjon Rapportering)
4. Om eleven er andreårselev (Hovedkurselev - seksjon Rapportering)
5. Kursets startdato
   Normalt brukes kursets startdato, men det er mulig å endre dette på eleven (Hovedkurselev - seksjon rapportering)
6. Godkjent / Ikke godkjent. Eleven regnes normalt som godkjent, men ikke hvis det i seksjon Rapportering på hovedkurseleven er satt:
   - hake i feltet "Lånekassen: Ikke godkjent"
   - eller hake i feltet "Avbrutt"

3. Lage fil til Lånekassen

For å lage fil til Lånekassen, gjør du slik:

1. Gå til modulen "Eksport"
   
2. Velg "Lånekassen"
   
3. Sørg for at det står riktig skoleår (f.eks. 2015-16)
4. Sørg for at det er valgt "Lag ny fil"

a) Klikk "Kjør kontroller" og følgende kontroller kjøres:

1. Sjekker at kursene har utfylt kurslengde
   
2. Sjekker at kursene har utfylt startdato
3. Sjekker at elevene har utfylt fødselsdato
   
4. Sjekker at elevene har gyldig personnummer
5. Sjekker at elevene har utfylt fornavn og etternavn

1. Klikk på feil som evt. dukker opp og korriger data
2. Kjør kontroll på nytt når du har gjort noen eller alle korrigeringer
3. Når alle feil er fjernet, kan du gå videre

c) Lag fil

1. Klikk "Eksporter data"
   Dersom filen ikke lastes ned, må du tillate popup-vinduer fra WisWeb
   
2. Filen legges i nedlastingsmappen med filnavn: Navi-(orgnr)-(filnr).txt
   Dersom det finnes en fil med samme navn, vil den nye får et løpenummer bakerst
   

d) Lever filen til Lånekassen

1. Logg inn på Lånekassen og stå til Forsiden
2. Klikk "Send fil med eksamensdata"
   
3. Velg filen du laget i forrige punkt og send inn
4. Filene behandles etter kl. 18.00 den dagen de er lastet opp
   Når filen er behandlet, vil det ligge en bekreftelse på arbeidsflata til Lånekassen

Lage fil med korrigeringer

Dersom en etter levering av fil oppdager at noe må rettes, er det bare å gjøre rettingene og kjøre ny fil. Navi holder oversikt over hvilke elever som er rapportert i hvilken fil med hvilke data og hvilke endringer som er gjort. Til Lånekassen sendes kun endringer i forhold til tidligere filer. Navi sørger også for at filnummer økes automatisk. I praksis betyr det at for hvert skoleår sendes det en hovedrapport med alle elever, og om det skjer endringer vil kun endringene bli med på neste fil. Endringer kan være:

• Endring av elev (f.eks. bytter status fra godkjent til ikke godkjent)
• Ny elev (elev som ikke har blitt rapportert tidligere skal likevel rapporteres)
• Fjernet elev (elev er tatt med tidligere, men skal likevel ikke være med)

Andre muligheter

Det er også lagt inn noen andre muligheter på eksporten som kan være nyttige i spesielle tilfeller.

1. Lag siste fil på nytt
   Dersom du har laget en fil som du vet det er feil i, kan du gjøre endringer og lage siste fil på nytt. Og deretter leverer du den siste filen til Lånekassen
2. Hent ut tidligere fil
   Du kan ta ut en av de filene som er laget tidligere slik den var. Velg hvilken fil du vil ta ut.
3. Slett siste fil
   Du har mulighet til å slette siste fil. Da vil nummeret i nummerserien settes en tilbake. Deretter kan du lage ny fil på normal måte. Dette vil gi samme resultat som "Lag siste fil på nytt".